1.      Niniejszy Regulamin wydany został na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych, aktów wykonawczych, wydanych na podstawie tej ustawy, a także postanowień Zarządzenia nr 14/2007 Prezesa Zarządu – Dyrektora Naczelnego Lubelskiego Węgla „Bogdanka” S.A. z dnia 21.06.2007r w sprawieokreślenia zasad prowadzenia postępowań o udzielenie zamówieńpublicznych oraz powołania Stałej Komisji Przetargowej Lubelskiego Węgla „Bogdanka” S.A. w Bogdance i określenia obowiązków członków tej Komisji, zwanego dalej Zarządzeniem.
2.      Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o „Komisji” należy przez to rozumieć Stałą Komisję Przetargową Lubelskiego Węgla „Bogdanka” S.A. w Bogdance.
3.      Komisję Przetargową obowiązują przepisy prawa i postanowienia Zarządzenia, wskazane w ust. 1, oraz postanowienia niniejszego Regulaminu.

                                                                                           

 

1.      Członkami Komisji są osoby, wymienione w § 8 ust. 1 Zarządzenia.
2.      Komisja działa w składach co najmniej pięcioosobowych, wyznaczanych przez Przewodniczącego Komisji spośród osób, wymienionych w § 8 ust. 1 Zarządzenia, w celu przygotowania i prowadzenia poszczególnych postępowań o udzielenie zamówienia.

3.      Członkami każdego składu Komisji są Przewodniczący Komisji lub jego Zastępca, Sekretarz Komisji oraz co najmniej trzej Członkowie Komisji, w tym Członek odpowiedzialny zgodnie z § 3 Zarządzenia za przygotowanie w imieniu Spółki jako zamawiającego postępowania o udzielenie danego zamówienia.
4.      Dany skład Komisji rozpoczyna działalność z dniem wyznaczenia przez Przewodniczącego, a kończy z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia lub z dniem podjęcia przez Spółkę jako zamawiającego decyzji o unieważnieniu postępowania.

 

1.      Członkowie Komisji podlegają wyłączeniu w przypadkach, określonych w § 10 ust. 1 Zarządzenia.

2.      Członkowie Komisji, inne osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a także biegli, o których mowa w § 8 ust. 7 Zarządzenia, składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w § 10 ust. 1 Zarządzenia.

3.      Oświadczenia, o których mowa w ust. 2, składa się na druku ZP-11, stanowiącym załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wydanego na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych. Sekretarz Komisji włącza te oświadczenia do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4.      Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w § 10 ust. 1 Zarządzenia, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

 

1.      Komisja jest zespołem pomocniczym Zarządu Spółki, powołanym do wykonywania czynności, związanych z przygotowaniem i prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, określonych w Zarządzeniu i niniejszym Regulaminie.
2.      Do zadań Komisji należy w szczególności wykonywanie następujących czynności:

a)      przygotowywanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,

b)      dokonywanie oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

c)      badanie i dokonywanie oceny ofert, składanych przez wykonawców,

d)      przedstawianie Zarządowi Spółki propozycji wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty,

e)      występowanie do Zarządu Spółki, w zakresie, o którym mowa w ust. 2, z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia,

f)        zatwierdzanie wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia,

g)      rozpatrywanie zapytań wykonawców, składanych w trakcie postępowań o udzielenie zamówienia, i sporządzanie lub zatwierdzanie projektów odpowiedzi merytorycznych na te zapytania,

h)      dokonywania otwarcia ofert,

i)        stwierdzanie zawieszenia biegu terminu związania ofertą w związku z wniesieniem protestu przez wykonawcę lub wykonawców,

j)        przedłużanie, w uzasadnionych przypadkach, terminu związania ofertą,

k)      żądanie od wykonawców wyjaśnień, dotyczących treści złożonych ofert,

l)        wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie,

m)    wzywanie wykonawców do złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, dotyczących oświadczeń i dokumentów, składanych w toku postępowania o udzielenie zamówienia,

n)      rozpatrywanie protestów, wnoszonych przez wykonawców w trakcie postępowań o udzielenie zamówienia, i przygotowywanie projektów ich rozstrzygnięć,

o)      poprawianie omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny w złożonych ofertach,

p)      prowadzenie negocjacji albo rokowań z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku, gdy przyjęty tryb przetargowy przewiduje ich prowadzenie.

 

      Przewodniczący Komisji:

1)      wyznacza spośród osób, wymienionych w § 8 ust. 1 Zarządzenia, składy Komisji, prowadzące poszczególne postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z § 2 ust. 2 i 3 niniejszego Regulaminu,

2)      kieruje pracami Komisji,

3)      kieruje pracami składów Komisji, prowadzących poszczególne postępowania o udzielenia zamówienia, których jest członkiem,

4)      sprawuje nadzór nad pracami poszczególnych składów Komisji, których członkami są Zastępcy Przewodniczącego, w tym nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia,

5)      określa zakres obowiązków członków Komisji w celu zapewnienia sprawności działania Komisji, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac,

6)      stwierdza wyłączenie członków Komisji z przyczyn, określonych w § 10 ust. 1 Zarządzenia.

 

1.      Zastępcy Przewodniczącego Komisji:

1)      służą Przewodniczącemu Komisji pomocą w wykonywaniu obowiązków, określonych w § 5 niniejszego Regulaminu,

2)      kierują pracami składów Komisji, prowadzących poszczególne postępowania o udzielenia zamówienia, których są członkami.

2.      W przypadku niemożności wykonywania przez Przewodniczącego Komisji czynności, określonych w § 5 niniejszego Regulaminu, wykonuje je Zastępca Przewodniczącego, przez niego wskazany, a w razie nie wskazania - Zastępca Przewodniczącego najstarszy wiekiem.

 

Do obowiązków Przewodniczącego Komisji oraz jego Zastępców, wyznaczonych zgodnie z § 2 ust. 2 i 3 niniejszego Regulaminu do kierowania pracami składów Komisji, prowadzących poszczególne postępowania o udzielenie zamówienia, należy w szczególności:

1)      zwoływanie, otwieranie i prowadzenie posiedzeń poszczególnych składów Komisji,

2)      określanie zakresu obowiązków członków danego składu Komisji,

3)      podział pomiędzy członków składu Komisji prac, podejmowanych w trybie roboczym,

4)      nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji danego postępowania o udzielenie zamówienia,

5)      przedkładanie Zarządowi Spółki wniosków Komisji, dotyczących:

a)      zatwierdzenia projektu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,

b)      rozstrzygnięcia protestu, wniesionego przez wykonawcę,

c)      wykluczenia wykonawcy,

d)      odrzucenia oferty,

e)      wyboru najkorzystniejszej oferty,

f)        unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

 

      1.      Sekretarze Komisji prowadzą dokumentację prac Komisji.

      2.      Dokumentację poszczególnych postępowań o udzielenie zamówienia prowadzą Sekretarze Komisji, będący członkami składów Komisji, prowadzących te postępowania.

      3.      Do obowiązków Sekretarzy Komisji, będących członkami składów Komisji, prowadzących poszczególne postępowania o udzielenie zamówienia, należy w szczególności:

a)      przygotowanie na podstawie dokumentów, dostarczonych przez osoby, określone w § 3 Zarządzenia, projektu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i przedstawienie tego projektu do zatwierdzenia danemu składowi Komisji,

b)      przesyłanie ogłoszeń w celu publikacji zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych,

c)      wyznaczanie, w porozumieniu z osobami, określonymi w § 7 niniejszego Regulaminu, terminów posiedzeń poszczególnych składów Komisji,

d)      powiadamianie drogą elektroniczną członków Komisji o posiedzeniach,

e)      przyjmowanie dokumentów kierowanych do Komisji,

f)        przyjmowanie ofert, zabezpieczenie ich przed dostępem osób trzecich, kontrolowanie wniesienia wadiów,

g)      kompletowanie dokumentacji przetargowej,

h)      sporządzanie protokołów z posiedzeń składów Komisji,

i)        sporządzanie, przedkładanie do podpisu Zarządowi Spółki i wysyłanie pism, związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, takich jak zaproszenia, podziękowania, wyjaśnienia, wezwania, rozstrzygnięcia, itp.,

j)        sporządzanie projektów wniosków, o których mowa w § 7 pkt 5 niniejszego Regulaminu,

k)      występowanie z poleceniami do służb finansowych Spółki, o dokonanie zwrotu wadium, w przypadkach określonych w przepisach Prawa zamówień publicznych,

l)        udostępnianie członkom Komisji, wykonawcom oraz osobom zainteresowanym dokumentacji postępowania o udzielenie danego zamówienia w trakcie jego trwania.

 

      Członkowie Komisji są zobowiązani do:

1)    rzetelnego i terminowego wykonywania zadań, powierzonych im przez Przewodniczącego Komisji lub jego Zastępców, będących członkami składów Komisji, prowadzących poszczególne postępowania o udzielenie zamówienia,

2)    zachowania w tajemnicy informacji, uzyskanych w związku z pełnioną przez nich funkcją lub przy okazji jej pełnienia, na zasadach, określonych w odrębnych przepisach.

 

1.   We wszystkich przypadkach, w których podjęcie decyzji zastrzeżone jest dla Zarządu Spółki jako kierownika zamawiającego, określonych w przepisach Prawa zamówień publicznych oraz postanowieniach Zarządzenia, Przewodniczący Komisji oraz jego Zastępcy zobowiązani są występować z odpowiednim wnioskiem do Zarządu Spółki lub do osób, upoważnionych przez Zarząd Spółki.

2.    Przewodniczący Komisji i jego Zastępcy zobowiązani są do przekazywania Zarządowi Spółki informacji, dotyczących prac Komisji oraz przygotowywanych i toczących się postępowań o udzielenie zamówień.

3.    Na wszystkich członkach Komisji ciąży obowiązek znajomości i przestrzegania przepisów Prawa zamówień publicznych, aktów wykonawczych, wydanych na podstawie tej ustawy, oraz postanowień Zarządzenia i niniejszego Regulaminu, a także obowiązek zapoznawania się z dokumentacją postępowań o udzielenie zamówienia, prowadzonych przez składy Komisji, do których zostali wyznaczeni.

 

1.      Członkowie danego składu Komisji działają kolegialnie i podejmują decyzje w toku postępowania o udzielenie zamówienia większością głosów, w obecności co najmniej czterech członków składu. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego Komisji albo jego Zastępcy, będącego członkiem składu. Do dokonania czynności otwarcia ofert wystarczająca jest obecność trzech członków składu Komisji.

2.      Jeżeli dokonanie określonych czynności, związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wymaga wiadomości specjalnych, Zarząd Spółki, z własnej inicjatywy lub na wniosek członków Komisji, może powołać biegłych. Biegły sporządza pisemną opinię w sprawie, w której został powołany.

3.      Decyzje składu Komisji sprzeczne z przepisami prawa są nieważne.

4.      Każdy członek składu Komisji może złożyć do protokołu z posiedzenia składu Komisji zdanie odrębne. Złożenie zdania odrębnego wymaga pisemnego uzasadnienia.

5.      Z posiedzeń składów Komisji sporządzany jest przez Sekretarza Komisji protokół, który włączany jest do dokumentacji danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Prace składów Komisji, prowadzących poszczególne postępowania o udzielenie zamówienia, mogą być prowadzone w następujący sposób:

      a)   w trybie posiedzenia składu Komisji - polegającym na zebraniu się członków danego składu Komisji w celu wykonywania tych prac, w miejscu i czasie ustalonym przez Sekretarza Komisji, działającego w porozumieniu z osobami, określonymi w § 7 niniejszego Regulaminu,

      b)   w trybie obiegowym - polegającym na wymianie dokumentów w formie pisemnej lub elektronicznej, w formie i czasie ustalonym przez osoby, określone w § 7 niniejszego Regulaminu,

      c)    w trybie mieszanym - polegającym na prowadzeniu prac Komisji przy wykorzystaniu sposobów, określonych w pkt „a” i „b”, zgodnie z wyborem osób, określonych w § 7 niniejszego Regulaminu.